Come automatizzare i processi per risparmiare tempo Skip to content

Come posso automatizzare i miei processi per risparmiare tempo?

Un numero crescente di organizzazioni sta abbracciando la trasformazione digitale. Implementando un software di gestione dei processi aziendali, le aziende possono migliorare ulteriormente il loro processo di trasformazione digitale utilizzando la tecnologia per migliorare le innovazioni di prodotti e servizi, migliorare i tempi di risposta dei clienti e aumentare l’efficienza operativa.

Se eseguito correttamente e implementato in modo accurato, BPM può migliorare rapidamente l’agilità, la trasferibilità e la ripetibilità dei processi. Quindi, molte organizzazioni potrebbero vedere come l’automazione dei processi ripetibili può abbreviare il time-to-market del prodotto, offrendo ai dipendenti più tempo di consegna per risposte rapide alle domande dei clienti o persino la possibilità di implementare personalizzazioni con maggiore velocità.

Di seguito sono elencati cinque modi chiave in cui un software BPM può far risparmiare tempo e denaro a un’organizzazione migliorandone i risultati complessivi.

Organizzazione dei processi all'interno di un unico software

Non è un segreto che le aziende spesso, indipendentemente dalle loro dimensioni o dal settore, hanno più flussi di lavoro complessi che si svolgono contemporaneamente. Infatti, nel 2018 uno studio condotto per analizzare le tendenze in tutti i settori in fase di implementazione BPM ha rilevato che oltre il 37% delle aziende intervistate ha riferito di avere più di questi processi di alto livello che si verificano contemporaneamente. In termini di risparmio di tempo, BPM può eseguire vari processi manuali e facilitare l’unità tramite un’unica piattaforma per migliorare l’organizzazione come mai prima d’ora.

Allocando così tante parti in movimento verso una piattaforma consolidata e organizzata, è possibile, quindi, ridurre la ridondanza e automatizzare le attività manuali. L’utilizzo di una singola piattaforma facilita la facile localizzazione dei processi ed elimina la confusione. In effetti, ogni membro di un’organizzazione può sentirsi potenziato dalla facilità di accesso ai propri processi migliorati e dal tempo risparmiato.

Miglioramento continuo con processi e flussi di lavoro

Le organizzazioni possono risparmiare tempo non solo in termini di archiviazione e organizzazione grazie al BPM, ma anche nella strutturazione dei flussi di lavoro e delle attività di gestione delle attività. Il monitoraggio automatizzato incluso nel software di gestione dei processi aziendali consente di identificare e rimuovere rapidamente sprechi, inefficienze e deviazioni dai flussi di lavoro delle migliori pratiche.

Il monitoraggio costante rende inoltre più facilmente identificabili le modifiche esistenti e le aree di miglioramento, risparmiando complessivamente tempo che sarebbe stato precedentemente speso per identificarle.

Inoltre, BPM consente ai datori di lavoro di proteggere i propri flussi di lavoro semplificando le attività di gestione associate e consentendo la loro ripetibilità. Quando si verificano errori, il software BPM può aiutarti a identificarli immediatamente e migliora la visibilità sia a livello operativo che di prestazioni.

Nell’era digitale, gli sviluppi tecnologici sono in continua evoluzione. Con il costante afflusso di soluzioni e dispositivi nuovi e migliorati, le organizzazioni devono affrontare un ulteriore livello di complessità. Nell’ambito della trasformazione digitale, l’adozione di un software BPM può indirizzare le seguenti tre attività:

Continuo rinnovamento e modifica dei processi a causa della maggiore complessità.

La necessità di ampia collaborazione, flessibilità e mobilità.

Miglioramento delle relazioni con clienti, partner e dipendenti.

Con BPM, le aziende possono ora dedicare meno tempo alla gestione e alla regolazione manuale dei flussi di lavoro e più tempo ad affrontare i successi operativi e le prestazioni complessive per soddisfare costantemente gli obiettivi di business desiderati.

Elimina gli errori costosi

Oltre a garantire che gli errori vengano identificati, BPM può anche risparmiare più tempo diminuendo il verificarsi o la rapidità degli errori umani solo grazie alla maggiore presenza di un’efficace gestione del rischio che altrimenti sarebbe andata persa nel flusso di processi precedentemente non organizzati.

 Quando i processi fondamentali sono solidificati e organizzati all’interno di una piattaforma unificata come accennato in precedenza, le aziende evitano gli errori in primo luogo piuttosto che spendere innumerevoli ore per identificare e correggere tali errori dopo che sono già stati commessi. 

I dipendenti possono dedicare il tempo che avrebbero impiegato per trovare e correggere gli errori per aumentare invece la loro produttività e output, avendo anche la possibilità di concentrarsi su attività di livello superiore. BPM può anche eliminare gli errori di duplicazione, che implicano che i dipendenti eseguano il doppio dello sforzo solo per metà dei risultati.

Quando le aziende spostano un processo il più vicino possibile alla perfezione, tramite BPM, e ripetono lo stesso processo più e più volte, possono produrre risultati eccezionali con risultati ripetibili.

Sebbene l’era digitale possa rendere più difficile ottenere l’efficienza dei processi, puoi allineare le pratiche BPM alla tua iniziativa di trasformazione digitale. Cosa succede allora? Bene, massimizzi semplicemente le tue operazioni aziendali digitali.

Automatizza l'analisi

Molte organizzazioni possono e sprecano notevoli quantità di tempo a delineare i propri flussi di lavoro solo per scoprire che sono inefficienti, non conformi agli standard e che lasciano enormi quantità di dati sia non misurati che non gestiti. BPM consente l’automazione della gestione e della misurazione automatizzando l’analisi in primo luogo. In sostanza, le aziende possono sperimentare il vantaggio dello studio automatizzato e dell’identificazione delle deviazioni dalle migliori pratiche all’interno dei loro processi aziendali.

Di conseguenza, i dipendenti dedicano meno tempo all’analisi e aprono la porta a più tempo dedicato alla modifica dei propri processi per essere più vicini alla perfezione. Inoltre, la riduzione del tempo dedicato alla ricerca di risposte e analisi è vantaggiosa dal punto di vista del cliente.

Le aziende che beneficiano della riduzione del tempo di analisi, utilizzando software di gestione dei processi aziendali, ora hanno più tempo a disposizione per dare priorità alla risposta del cliente in termini di tempo necessario per rispondere, il che può migliorare la qualità / pertinenza della risposta.

Migliora l'esperienza dei dipendenti

Man mano che le aziende sperimentano i numerosi vantaggi dell’automazione, i loro dipendenti possono avere una maggiore visibilità anche delle vittorie più piccole. Ad esempio, le aziende possono segnalare successi su larga scala di produzione, relazioni migliorate con i clienti e persino sviluppi dipartimentali su base regolare e automatizzata. Quando i dipendenti vedono questo successo visibile, può migliorare il morale.

Inoltre, i dipendenti apprezzeranno il fatto di poter dedicare meno tempo alla discussione e all’analisi della logistica dei loro processi e flussi di lavoro attuali. Invece, i dipendenti sono liberi di fare ciò che sanno fare meglio.

Questo processo è fondamentale per il successo aziendale e per garantire dipendenti più felici che hanno maggiori probabilità di rimanere con l’organizzazione. Un altro risultato è che il miglioramento del morale del personale può ridurre il tempo complessivo impiegato per compensare il turnover e la formazione. La gestione dei processi aziendali ritiene inoltre i dipendenti responsabili e affidabili delineando un processo chiaro e gestito in modo coerente. Tale processo crea un’autonomia associata con un incoraggiamento rilevante per soddisfare aspettative chiare. Quindi, questo può creare le basi per supportare migliori esperienze dei dipendenti.

In Conclusione

Come puoi vedere, BPM dimostra un composto che può far risparmiare tempo e denaro alle organizzazioni con processi e flussi di lavoro inefficienti. Attraverso l’organizzazione potenziata, flussi di lavoro semplificati, eliminazione degli errori, analisi automatizzata e una migliore esperienza dei dipendenti, BPM consente alle organizzazioni di produrre risultati migliori.

In termini di trasformazione digitale, le organizzazioni possono ricevere i vantaggi della capacità di BPM di offrire vantaggi specifici come l’agilità, avendo un impatto positivo sul servizio clienti e sul processo decisionale incentrato sul cliente.

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