Lo Smart Working non è di certo una novità, infatti secondo le ultime statistiche di Gallup già nel 2016 il 43% degli americani lavorata remotamente (3 volte più alta che nel 1996!), oggi questa quota ha già superato il 50%.

Cambiamenti repentini del mercato quali: recessioni, riorganizzazioni aziendali, nuovi modelli di business o necessità personali stanno cambiando le modalità di lavoro per sempre.

Nonostante il telelavoro sia diventato una comune abitudine per molti restano comunque molte le sfide aperte. Di seguito parleremo di alcuni elementi da tenere in considerazione per evitare gli errori comuni nell’adozione dello Smart Working con una lettura duplice per lavoratore ed azienda.

SFIDA #1: DIFFICOLTA’ NELLA GESTIONE DEL TEMPO

Molti Smart Workers lavorano da casa, per alcuni questo può significare una perdita di concentrazione (i piatti da lavare, i panni da sistemare, la sensazione di spazio diverso da quello lavorativo o più semplicemente i bambini che rientrano da scuola) – è fin troppo facile distrarsi. Infine, non avendo qualcuno che ci controlla, o che ci trattiene da controllare Instagram ecco che trovarsi a fine giornata senza aver realizzato completamente quanto pianificato – è un evento non poi così raro.

Per il lavoratore:

Se sei una persona che ha a cuore il proprio lavoro puoi iniziare ad utilizzare dei sistemi per tracciare il tempo che spendi (noi di Workteam usiamo Virtus Flow, ma puoi usare anche Toggl o Dr. Time). Questi sistemi ti aiuteranno a capire come stai utilizzando il tuo tempo e qual’è la tua vera produttività quando lavori da casa.

È esattamente come tenere traccia della tua dieta quotidiana, il semplice tracciare quello che si fa ci rende immediatamente più consapevoli di come usiamo il tempo. Analizzando questi dati potrai capire quali sono le cose che ti distraggono o che ti rendono improduttivo – per esempio le notifiche di Facebook ti fanno distrarre da lavori più importanti? O sono le telefonate di metà giornata che ti fanno perdere il ritmo del pomeriggio? – in base a queste analisi aggiusta la tua agenda.

Non importa come gestisci in dettaglio minuto per minuto ma è sempre buona cosa schedulare le attività principali e far in modo di rispettarle – un consiglio utile è di essere trasparente con il tuo capo. Per esempio, se vedi che non riesci a rispettare l’orario 8-5, parlane apertamente e cercate una soluzione.

Nancy Werner, un executive coach consiglia: “Parlane apertamente con il tuo capo in modo da sincronizzare i momenti di confronto. Deve sapere quanto può trovarti”.

 Per l’azienda:

Gestire il cambiamento è una delle cose più difficili, ma con un dialogo aperto ed onesto ci si può riuscire. Parti già dal presupposto che gestire la nuova routine Remota non sarà facile per tutti.

Tieni in considerazione che ci sono maggiori elementi di distrazione a casa rispetto all’ufficio ma allo stesso tempo le aziende che hanno implementato efficientemente lo Smart Working hanno visto un miglioramento della salute dei loro dipendenti ed il raggiungimento dei risultati in minor tempo.

Ovviamente questo non accade da un giorno all’altro.

SFIDA #2: BILANCIARE LAVORO ED ATTIVITA’ PERSONALI

Non avendo la necessità di muoverti verso l’ufficio può essere difficile separare il tuo lavoro dalla vita personale. Potendo lavorare in qualsiasi momento tramite una semplice connessione Wi-Fi il lavoro diventa potenzialmente no-stop. Il risultato è che per alcuni è normale lavorare di notte o in momenti dedicati ad altre attività.


Per il lavoratore:

Puoi anche iniziare a pensare che, poiché il tuo capo non ti vede, devi dimostrare di essere “always-on” per evitare che possa iniziare a ragionare sulla tua importanza o meno.

Sapersi staccare dalle attività lavorative a fine giornata è fondamentale” dice Lorenzo Conte, CEO di Workteam. “Se non lo fai ti sembrerà di essere in una videochiamata 24/7. Disconnetti la tua mente dalla mail aziendale, da Slack e goditi la vita quando non stai lavorando”.

Hai problemi a far questo? Chiedi aiuto! Non c’è da vergognarsi di questo, anzi se avrai modo di parlare con chi è già passato per questa esperienza vedrai che è stata una cosa difficile per molti. Non c’è da vergognarsi. Una buona abitudine potrebbe essere: organizza la tua agenda per fare delle attività con la famiglia o fuori casa quando finisci di lavorare. In questo modo sarai costretto a staccare e tutto sarà più semplice.

Per l’azienda:

Una sensazione normale quando si inizia a lavorare con personale Remoto è la perdita di “contatto”. Inizi a chiederti: cosa sta pensando il mio collega? È contento? Quali sfide sta affrontano? Ci sono poi questioni più complesse come ad esempio il calcolo della produttività.

Per aziende abituate a gestire il lavoro ad ore lavorate può essere una fida capire se lo Smart Working funziona veramente.

Le modalità di lavoro sono fortemente influenzate dalla cultura locale. Sei un manager che ha sempre lavorato vedendo faccia a faccia i tuoi colleghi, ora come farai?

Ci sono tre consigli che funzionano sempre:

  1. Definisci un’agenda completa di quando e di come ci si deve incontrare o aggiornare remotamente – preferisci fare una wake up call ogni mattina alle 9? Ottimo, è una prassi utilizzata da molte aziende di tutto il mondo. Perché non aggiungere una videochiamata di 5-10 minuti con tutto il team per salutarli e rivedere gli obiettivi della giornata?
  2. Cambia il TUO modo di pensare: sei sicuro che il tracking delle ore lavorate sia il più efficace? Sei sicuro che sia il metodo corretto per misurare i risultati? O pensi che il personale in ufficio non abbia distrazioni? Se ti senti di rispondere affermativamente anche ad una sola di queste domande, forse è il caso di rivedere alcuni aspetti del tuo business per capire se puoi iniziare una trasformazione verso un business goal driven.
Ogni lavoro è diverso e questo non si applica a tutti i settori. Prova ad implementare una strategia basata sulla gestione dei Progetti e delle Attività condividendo con il team le deadline. Chiedi i loro feedback e se si sentono confidenti di poter raggiungere gli obiettivi nelle date stabilite.
  1. Comunicazione. Quali strumenti aziendali sono stati identificati per comunicare correttamente? Mail, Slack, Video, Telefonate? Ogni attività è diversa ma molto spesso chi inizia un percorso di Smart Working non tiene in considerazione gli strumenti da utilizzare.

SFIDA #3: COMUNICAZIONE CON IL TEAM INCOMPLETA

Non essendo in ufficio ti perderai le chiacchierate alla macchinetta del caffè, i pranzi con i colleghi ed insapettati ma interessanti brainstorming. Potresti sentirti di non avere più chiaro in mente quale sia l’obiettivo, un po’ come un pesce fuori dall’acquario, senza capire se stai nuotando nella stessa direzione.

A volte ti serve solo un semplice si o no, o un consiglio o qualcuno che ti ascolti” dice Alice Dazzan, Responsabile dei Progetti Speciali di Workteam, “Mi sono trovata a dover aspettare per capire se quello che stavo facendo era in linea con quello che l’azienda mi stava chiedendo”.

Per gestire la comunicazione in modo efficace, molti team adottano piattaforme di comunicazione come Slack o Teams dove chiunque è collegato e può interagire con i colleghi real-time.

Da quando abbiamo adottato Zoom per le videoconferenze e Teams per la chat la mia produttività è aumentata, se ho bisogno di un’informazione posso contattare i colleghi via Chat e se si tratta di una riunione importante utilizziamo Zoom, è come essere li in ufficio, manca solo il profumo del caffè!” riporta Alice.

SFIDA 4: LA TECNOLOGIA A VOLTE CI CREA DEI PROBLEMI 

La tecnologia che hai in ufficio è generalmente adatta al lavoro che devi svolgere. Ma che dire delle soluzioni che usi a casa? Se stai usando una tua connessione internet, è adatta a sostenere il lavoro tuo e le connessioni di tutti i tuoi familiari?

“Controlla di avere la giusta connettività a supporto della tecnologia” dice Thomas Monesi, System Engineer di Workteam. “Molti clienti ci chiamano in emergenza dopo aver attivato lo Smart Working perché i loro colleghi non riescono a lavorare correttamente, questo danno si può spesso prevenire con soluzioni a basso costo”.

Il concetto del BYOD (Bring your own device) è oggi disponibile con soluzioni di diverso tipo permettendo così al lavoratore di lavorare in mobilità da qualsiasi dispositivo senza perdere nemmeno un minuto.

“Quello che fino a 10 anni fa era un sogno oggi è una realtà accessibile sia con soluzioni Cloud che On Premise, i nostri clienti sono in grado di attivare una nuova postazione virtuale o remota in meno di 15 minuti senza doversi preoccupare della sicurezza IT o delle Policy, tutto può essere automatizzato” – riporta Thomas.

Allo stesso tempo, se la tua azienda lavora su progetti e documenti (chi non lo fa?), cerca di capire se sono disponibili software per la condivisione di Progetti, Task e Documenti.

“In Workteam utilizziamo Virtus Flow per avere una scrivania virtuale dove possiamo gestire tutte le nostre attività. Sappiamo chi sta lavorando su che cosa e quali sono gli obiettivi. Abbiamo eliminato i silos fra le divisioni aziendali così da avere una mappatura completa e real-time” – dice Lorenzo Conte.

SFIDA #5: NON PERDERE IL CONTATTO UMANO

Si è vero, puoi lavorare da casa anche in pigiama, ma è vero anche che non sei nel radar del tuo capo tutti i giorni e tutte le ore. Questo potrebbe creare un problema per la tua promozione o per la corretta valutazione del tuo rendimento.

Ma anche a questo c’è una soluzione: se possibile cerca di partecipare alle attività dell’azienda, o stabilisci con il tuo capo le giornate in cui vi vedrete in ufficio o in un altro luogo dove è possibile lavorare assieme, faccia a faccia.

Smart Working non significa isolarsi.

Se sei un manager è compito tuo stabilire in modo chiaro le modalità di valutazione del personale. Se non l’hai mai fatto prima questo potrebbe essere sfidante. Ma non preoccuparti, una buona comunicazione ti aiuterà a raggiungere gli obiettivi – con la felicità di tutti.

Perché non video-chiami i vari colleghi uno ad uno almeno una volta alla settimana per avere un feedback più “umano”? Se non ti è impossibilitato da distanze geografiche cerca di sfruttare eventi o fiere per creare occasioni d’incontro con chi non vedi più spesso.

In conclusione, lo Smart Working non è né una tecnologia, né una soluzione bensì un approccio organizzativo al lavoro. Ogni azienda, indipendentemente dal settore e dalla dimensione può trarre grandi vantaggi dal lavoro remoto. Le nuove esigenze di mobilità, riduzione dei costi, flessibilità e felicità nel posto di lavoro possono tutte essere garantite dall’implementazione di un piano di Smart Working.


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